Le cabinet GECA-PROSPECTIVE, spécialisé en organisation et en Gestion des Ressources Humaines, recrute pour le compte d’une Clinique située à Calavi, Tankpè Fifonssi un Gestionnaire Financier et Administratif.
Responsabilités :
- Assurer la gestion et le contrôle des flux financiers (recettes, dépenses et transferts bancaires) ;
- Assurer la gestion des matériels et outils de travail ;
- Assurer la supervision du recouvrement et gestion des réclamations avec les tiers-payants ;
- Assurer la coordination des partenariats locaux et internationaux ;
- Préparer des états pour les charges fiscales, les listes et références constitutives des activités pour le cabinet comptable ;
- Assurer la coordination et autres conseils de la clinique (rapprochement des comptes, interlocuteur pour les états financiers pour la régularité et conformité des indicateurs financiers) ;
- Etablir les bons de commande pour le matériel médical, suivi, achat et règlement des factures ;
- Assurer le suivi du paiement des échéances des différents partenaires (impôts, CNSS, honoraire assistance comptable et juridique, loyer, etc.…) ;
- Assurer le suivi des comptes bancaires de la clinique ;
- Proposer le budget de gestion et contrôle de l’exécution dudit budget ;
- Effectuer toutes tâches se rapprochant aux finances ;
- Contrôler systématique des soldes bancaires afin de s’assurer de l’exécution des ordres de paiement engagés ;
- Apporter une assistance à la gérance ;
- Superviser la gestion de l’accueil et la réception des usagers de la clinique ;
- S’assurer qu’un agent est toujours affecté à l’accueil ;
- Veiller à ce que les files d’attente soient respecter et suivi par le personnel d’accueil ;
- S’assurer de la satisfaction des consultants par des visites inopinées ;
- Gérer les différends qui surviennent de l’insatisfaction des usagers de la clinique ;
- Superviser la bonne conduite des travaux de facturation sur l’ensemble de sa mise en œuvre ;
- Contrôler et viser toutes les factures d’hospitalisation avant leur transmission aux patients ;
- Contrôler en amont toutes les pièces et tous les dossiers servant de base aux travaux et traitements des factures à paiement différé ;
- S’assurer que les acomptes sont réclamés aux patients hospitalisés ;
- Gérer les dossiers des patients en incapacités de solder leur facture avec la gérance ;
- Superviser la gestion du standard téléphonique (transcription des appels émis et reçus, gestion de la consommation en crédit de télécommunication) ;
- Gérer personnellement la relance des créances chez les tiers payeurs et surtout les patients individuels ;
- Contrôler les activités de caisse et surtout les ordres de décaissement ;
- Garantir la bonne gestion du fonds de caisse : disponibilité de monnaies et petites coupures ;
- Organiser et gérer le planning et la rotation efficace du personnel du service ;
- Toujours porter son badge ;
- S’assurer de la conduite professionnelle et performante de l’ensemble du personnel pour un service de qualité ;
- Rendre compte à la Gérance de l’exécution de ses fonctions et des difficultés rencontrées ;
- Coordonner et gérer le planning de consultation des médecins ;
- Réceptionner tout achat fait au nom de la clinique ;
- Assurer la gestion des chéquiers (Emission des chèques pour ordre suivant les dossiers de règlement ou factures mises en paiement ; Emission des chèques pour approvisionnement de la caisse des menues dépenses) ;
- Etablir des demandes de certifications et bons de paiement pour les règlements par chèques certifiés ;
- Gérer les courriers ;
- Faire signer tous les documents et chèques qui nécessitent les signatures de la Gérance ;
- Servir de relais entre la Gérance et l’administration ;
- Enregistrer, contrôler et valider les caisses, les recettes et les dépenses au quotidien ;
- Viser les recettes convoyées à la banque ;
- Enregistrer et traiter les factures dépenses et les transmettre en fin de mois au comptable ainsi que les points des salaires et honoraires, ordres de virements des salaires et honoraires, viser aux heures de travail, tout bon de décaissement ;
- Traiter les factures de prises en charges recouvrées pour le calcul des honoraires ;
- Calculer les salaires du personnel et les honoraires des médecins et prestataires de la clinique ;
- Transmettre par courriel les salaires et honoraires aux banques partenaires ;
- Gérer le dossier administratif du personnel (pas les relations interpersonnelles) ;
- Faire au quotidien par courriel, la commande de la pharmacie en médicaments aux fournisseurs ;
- Être disponible en cas de sollicitation par les médecins pour des différents services administratifs ;
- Assurer la gestion du système administratif (organisation, fonctionnement interne du personnel) ;
- Superviser les relations de travail, des paies, des honoraires ;
- Suivre les décisions de la Gérance.
Formation et expérience :
- Avoir une Licence en gestion des entreprises ou en comptabilité et audit ou Diplôme équivalent ;
- Être de Nationalité Béninoise ;
- Avoir deux (2) ans d’expérience pratique ;
- Avoir une expérience dans un environnement de soins de santé multiculturel appréciée.
Contraintes, conditions et exigences physiques
- Doit être capable de faire face au stress mental, émotionnel et physique du poste ;
- Doit être prêt à travailler au-delà des heures normales de travail si nécessaire ;
- Doit être capable d’établir des relations et de travailler avec d’autres professionnels de la santé en tant que clients du service ;
- Doit être flexible pour travailler aux différents jours et heures selon les besoins du service.
CONDITIONS DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de préparer et déposer un dossier de candidature suivant les exigences ci-dessous.
Composition de dossier
- une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur du Cabinet GECA-PROSPECTIVE ;
- un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour le poste et précisant le nom de deux (02) personnes ressources ;
- les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail ou tout autre document pouvant servir de preuve ;
- une copie du ou des diplôme (s) requis, certificats et attestations de formation, accompagnée de la certification des diplômes par l’université l’ayant délivré ;
- un casier judiciaire datant de moins de 3 mois ;
- la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
Les candidats doivent adresser leur dossier de candidature par voie électronique sous forme de fichiers en format PDF à l’adresse suivante : recrutement@gecaprospective.com avec pour objet du mail : « candidature au poste de ………… » dans le strict respect des dates et heure limites de dépôt.
Le délai de clôture des dépôts de candidatures est fixé au 04 avril 2025 à 23 heures 59 minutes du Bénin (GMT+1).
NB : Les candidatures des personnes résidentes dans la zone de Calavi et environs seront privilégiées.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour la suite du processus.