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Recrutement d’une secrétaire de Direction pour un office notarial

Une étude notariale de Cotonou recherche un (e) secrétaire de direction

Poste 1 : Secrétaire de Direction

Le (a) secrétaire de direction d’un notaire est au cœur de la circulation d’information d’une étude notariale ; Il (elle) est amener à mettre en forme et/ou à préparer des correspondances et actes.

Au sein de l’étude vous aurez à assumer les tâches classiques de secrétariat mais aussi à mettre en forme ou à préparer des actes.  

Assumer les taches de secrétariat classique :

  • Gestion standard téléphonique (des appels)
  • Gestion des courriers électroniques (mails)
  • Prise de RDV pour le (s) notaire (et les Clercs de Notaire)
  • Saisir, constituer et suivre les dossiers,
  • Gestion des demandes courantes faites par les clients
  • Gestions des courriers (Traitements du courrier de l’étude à l’arrivée et au départ)
  • Tenue des registres de transmissions des documents

Mettre en forme et/ou préparer des actes

  • Gestion des demandes courantes faites par les clients
  • Constitution des dossiers : Collecte des pièces nécessaires (services des impôts, banques, assurances, bureaux des hypothèques, services de l’urbanisme, agences immobilières, géomètres, mairies …)
  • Suivi et accompagnement des notaires jusqu’au RDV de signature
  • Numérisation et archivage des dossiers, transmission d’exemplaires des actes signés aux parties prenantes.

Votre profil

  • Titulaire d’un BAC +2 Droit / BTS  Secrétariat de direction ou diplôme équivalent
  • Vous avez 2/5 ans années d’expérience dans un poste similaire (expérience dans une étude de notaires ou un cabinet d’avocats).
  • Vous êtes organisé, rigoureux, méthodique, ordonné et discret ;
  • Vous aimez travailler dans un bon esprit d’équipe tout en autonomie.
  • Vous êtes ponctuel et disponible.
  • Votre excellent relationnel et orthographe seront des atouts de réussite pour ce poste !

Les dossiers de candidature complets, comportant les pièces requises doivent être déposés au cabinet GECA-PROSPECTIVE en version Physique avec la mention « Candidature pour le poste de …………… ».

Les candidats peuvent également adresser leur dossier de candidature par voie électronique sous forme de fichiers en format PDF à l’adresse suivante : recrutement@gecaprospective.com avec pour objet du mail : « candidature au poste de ………… » dans le strict respect des dates et heure limites de dépôt.

Le délai de clôture de dépôt de candidature est fixé au 06 mars 2023 à 18 heures heure du Bénin (GMT+1).

Le cabinet GECA-PROSPECTIVE est situéà  Sainte Rita,  dans la 2ème rue à droite après le feu de la BOA en venant de la Mairie de Cotonou pour le Pont de Fifadji (rue après la station JNP), deuxième intersection, immeuble de couleur verte citron-orange, 1er étage (Immeuble Sainte Anna de l’Espérance)/Tél. : (229) 68 35 06 70 / 97 80 51 76/ 21 32 54 49.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour poursuivre.

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