Le cabinet GECA-PROSPECTIVE, spécialisé en recrutement et en Gestion des Ressources Humaines recrute pour le compte du Projet Connectivité et Intégration au Tchad un Spécialiste en Passation des Marchés
Objectif de la mission du Spécialiste en Passation des Marchés
La mise en œuvre de l’ensemble des activités du projet induira de nombreuses activités en termes de préparation des dossiers d’appels d’offres, de passation de marchés, d’analyse des offres, de suivi de l’exécution des contrats des Consultants et d’Acquisitions. Ces activités seront exécutées sous la supervision des deux Coordonnateurs (Infrastructures et Transports) :
Former et accompagner les fonctionnaires désignés par les deux ministères pour gérer le projet (deux experts seniors et deux experts juniors) ;
Appuyer les unités de projet dans la passation de marché en veillant à ce que les procédures décrites dans les Accords de financement soient respectées à tous les stades d’acquisitions de biens et services.
- Objectif Global
Le Spécialiste en Passation de Marchés, placé sous la responsabilité des Coordonnateurs, est chargé de la planification, de la passation et du suivi de l’exécution de l’ensemble des marchés au niveau des deux unités de projet.
Il/elle veillera à ce que le projet ne souffre pas de retard causé par la passation des marchés dans l’exécution des activités du Projet. A ce titre, il/elle est tenu(e) d’identifier à tout moment les sources possibles de retard afin d’examiner les voies de solutions appropriées.
- Objectifs Spécifiques
La mission couvrant tous les aspects de passation des marchés, il est attendu du Spécialiste Senior en Passation des Marchés (SPM) :
- (i) d’assurer la qualité des dossiers de marchés ;
- (ii) de veiller à ce que les décisions de passation des marchés respectent les Accords de financement convenus pour la mise en œuvre des Projets ;
- (iii) d’appuyer à la résolution de tout problème de passation des marchés qui pourrait survenir ;
- (iv) d’assurer le suivi des dossiers de marchés pour éviter tout retard dans le processus de passation, d’attribution, de signature et d’exécution des marchés ;
- (v) de coordonner sa mission avec le service responsable de la gestion financière et de la comptabilité afin de s’assurer que la passation des marchés s’intègre parfaitement dans la planification et la gestion des fonds.
Activités/Tâches et Responsabilités
La responsabilité du SPM qui sera recruté pour le projet Connectivité et Intégration au Tchad est avant tout de former les équipes de passation des marchés des ministères des Infrastructures et des Transports qui ont été désignées par leurs ministres pour assurer la gestion du projet. Outre le rôle traditionnel du SPM, il est demandé au consultant d’assurer la formation et le renforcement des capacités des deux SPMs senior et des deux SPMs juniors afin qu’au terme de sa propre mission, les quatre (04) personnes susmentionnées soient capables de gérer efficacement le projet dont ils ont la charge. Il devra donc s’assurer que les personnes désignées par les ministères acquièrent les compétences et la maîtrise des procédures propres aux projets sous financement Banque Mondiale. Les missions décrites ci-dessous devront être maitrisées par les quatre (04) fonctionnaires désignés par les ministères pour mettre en œuvre le projet.
Placé sous l’autorité directe des deux Coordonnateurs, le/la Spécialiste en Passation des Marchés est chargé(e) de la passation des marchés, y compris la planification des activités dans le cadre de l’exécution des Projets.
A ce titre, il/elle travaille en étroite collaboration avec toutes les structures impliquées dans les Projets.
Sur la base des dispositions des Accords de financement, du Manuel des procédures et du plan de passation des marchés approuvé, il/elle participe à l’exécution des tâches détaillées suivantes par catégories :
- Planification de la passation des marchés et suivi du processus :
- Préparer et coordonner la planification pour la passation des marchés de fournitures, de services autres que les services de consultants, de travaux, et de la sélection des consultants en utilisant les outils électroniques de planification et de suivi de la passation des marchés de la Banque (STEP) ;
- Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin dans le système de gestion informatisée ;
- Classer et archiver tous les documents et dossiers de marchés ;
- Mettre en place un mécanisme de suivi de la passation des marchés, y compris les délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer les Coordonnateurs et de proposer des solutions pour les résoudre.
(b) Sélection et emploi des consultants :
- Rédiger les demandes de Manifestation d’Intérêt pour les services de consultant et en assurer la publication dans la presse nationale et/ou Internationale et dans UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ;
- Élaborer des dossiers de Demande de propositions ;
- Notifier les lettres d’invitation aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non objection de la Banque (si requis) ;
- Participer aux ouvertures de plis, aux évaluations des propositions techniques et financières, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller les membres de la commission de passation des marchés des deux Ministères en qualité de personne ressource ; ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées principalement de procéder aux évaluations ;
- Superviser le secrétariat des sous-commissions d’analyse ;
- Établir des contrats entre l’Administration et les consultants choisis après avis de non objection de la Banque (si requis) ;
- Suivre les avis de non-objection sollicités auprès de la Banque.
(c) Choix des fournisseurs de biens et équipements et d’entrepreneurs pour les marchés de travaux :
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et de demandes de cotation sur la base des spécifications techniques du Projet et validées par l’équipe technique ;
- Suivre la publication des avis d’appels d’offres dans les supports appropriés ;
- Participer aux ouvertures de plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller utilement les membres de la commission de passation des marchés en qualité de personnes ressource ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et comités ad’ hoc ;
- Superviser le secrétariat des sous-commissions d’analyse et comité ad hoc ;
- Établir les marchés entre l’Administration et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires choisis après appels d’offres et avis de non objection de la Banque (si requis) ;
- Suivre les avis de non-objection sollicités auprès du Bailleur de fonds.
(d) Services de conseil aux Coordonnateurs ainsi que tout responsable de l’exécution des projets dans des actes liés à la passation et à l’exécution des marchés :
- S’assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l’exécution des marchés ont respecté les règles convenues ;
- Appuyer l’Administration dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant trait à la passation des marchés ;
- Apporter les conseils appropriés dans l’exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la résolution des différends qui pourraient survenir ;
- Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par les Coordonnateurs ;
- Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du Rapport de Suivi Financier ;
- Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d’information et communiqués au Service Administratif et Financier ;
- S’assurer que les dossiers d’appel d’offres, les demandes de propositions et les rapports d’évaluation des offres reçoivent les approbations nécessaires des organes impliqués dans la passation de marché avant de requérir l’avis de la Banque (si requis) ;
- S’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ;
- Assurer l’encadrement ou éventuellement le secrétariat des sous-commissions d’analyse, avec voix non délibérative, sauf pour les prestations relatives à la passation des marchés.
(e) Responsabilité dans le transfert des compétences et le renforcement des capacités :
- Définir et mettre en application un programme de renforcement des capacités comprenant la formation des experts en passation de marché désignés par les deux Ministres ;
- Apporter un accompagnement/ coaching aux experts afin qu’ils acquièrent la compétence nécessaire pour mettre en œuvre le projet par eux même ;
- S’assurer que les experts des Ministères disposent de l’ensemble des outils nécessaires pour exécuter leurs responsabilités.
(f) Tâches incompatibles et actions non permises :
- En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le/la Spécialiste en Passation des Marchés ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures, travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures ;
- Toute prestation externe du Spécialiste en passation des Marchés devra recevoir une autorisation préalable et sera sans rémunération additionnelle ;
- En outre, il/elle veillera à ce qu’aucun membre de la sous-commission d’évaluation des offres ne soit membre de la commission de passation des marchés et vice versa, et ce en conformément au dispositif de l’arrangement en vigueur.
Profil du candidat
- Avoir au moins une maîtrise ou un diplôme universitaire (BAC+4) avec comme domaine principal pertinent (ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou domaines connexes) ;
- Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle en passation des marchés ;
- Avoir exercé au moins pendant cinq (5) ans à un poste de responsable en passation de marchés dans le secteur public ou privé ;
- Avoir une expérience dans un Projet sur financement extérieur est un atout ;
- Avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des bailleurs de fonds multilatéraux (Banque Mondiale, BAD, etc.) ;
- Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (World, Excel, PowerPoint,) ainsi que les outils de communication tels que les courriels ;
- Être apte à travailler en équipe ;
- Être apte à travailler efficacement sous pression ;
- Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ;
- La connaissance de l’anglais est un atout.
Critères de Performance
L’efficacité et les performances du spécialiste en passation des marchés seront mesurées en fonction de :
- La qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés ;
- Les progrès réalisés par les experts des ministères en passation de marchés ;
- Le respect des délais de l’exécution du plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité ;
- La qualité des dossiers d’appel d’offres, de demande de cotation et des demandes de propositions ;
- La qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non objection.
CONDITIONS DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de préparer et de déposer un dossier de candidature suivant les exigences ci-dessous.
Composition de dossier
- une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur du Cabinet GECA-PROSPECTIVE ;
- un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour le poste et précisant le nom de deux (02) personnes ressources ;
- les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail légalisées ou tout autre document pouvant servir de preuve ;
- une copie du ou des diplôme (s) requis (légalisée(s)), certificats et attestations de formation ;
- la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
Les candidats doivent adresser leur dossier de candidature par voie électronique sous forme de fichiers en format PDF à l’adresse suivante : recrutement@gecaprospective.com et recrutement@finances.gouv.td avec pour objet du mail : « candidature au poste de ………… » dans le strict respect des dates et heure limites de dépôt.
Le délai de clôture de dépôt de candidature est fixé au 13 juin 2025 à 23 heures 59 minutes heure de N’Djamena (GMT+1).
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour poursuivre le processus.